Społeczna Odpowiedzialność

KODEKS ETYKI W FIRMIE ETILAB SP. Z O.O.

 

1. WPROWADZENIE

W dzisiejszych czasach prowadzenie firmy jest ogromnym etycznym zobowiązaniem. Zobowiązaniem do kształtowania odpowiedzialnych i etycznych wzorców zachowań. Spółka ETILAB pragnie dołączyć do grona czołówki światowej pod względem odpowiedzialności biznesowej, przestrzegania praw człowieka i ochrony środowiska. Odpowiedzialność za osiągnięcie tego celu spoczywa na wszystkich Pracownikach Etilab Sp. z o.o., niezależnie od zajmowanego stanowiska czy stażu pracy.

Oczekujemy, że nasi odbiorcy, dostawcy, podwykonawcy, pracownicy tymczasowi i inne osoby trzecie, z którymi współpracujemy, będą stosowały zasady niniejszego Kodeksu lub opracowały podobne własne standardy.

Spółka ETILAB jest przekonana o wadze przestrzegania w ramach swoich praktyk biznesowych obowiązujących uregulowań, przepisów prawnych i postępowania zgodnie z wyznaczonymi sobie standardami etycznymi.

Kodeks odzwierciedla wartości etyczne, jakim Spółka ETILAB hołduje i jakich chce przestrzegać. Stanowi on dla Pracowników ETILAB wzorzec postępowania w stosunku do współpracowników, przełożonych oraz klientów, partnerów i społeczności lokalnych, zarówno w relacjach biznesowych, jak i okołobiznesowych.

Niniejszy Kodeks jest rozpowszechniany i popularyzowany poprzez działania Zarządu ETILAB oraz Dział Kadr.

2. WARTOŚCI, KTÓRYMI SIĘ KIERUJEMY

Dbałość o najwyższe standardy pracy

Jesteśmy przekonani, że fundamentem prowadzenia nowoczesnej i stabilnej firmy są ludzie. Wspólnie tworzymy miejsce pracy. Jako firma szanujemy i przestrzegamy międzynarodowych standardów dotyczących praw człowieka oraz międzynarodowych standardów pracy, traktując je jako fundamentalne i powszechne.

Relacje z klientem

Najważniejszymi zasadami naszej firmy w relacjach z klientem są: odpowiedzialność za sukcesy klientów oraz szacunek i otwartość na ich potrzeby. Dostarczamy naszym klientom najwyższej jakości produkt, będący efektem pracy ludzi o unikalnych kompetencjach umiejętnościach i doświadczeniu. Współpracujemy z wiodącymi ośrodkami badawczymi i naukowymi zarówno w Polsce, jak i za granicą. Dokładamy wszelkich starań, aby dostarczony produkt spełniał najwyższe standardy i oczekiwania naszych klientów.

Świadomość ekologiczna

Czerpiemy z zasobów naturalnych będących wspólnym dziedzictwem, pamiętając, aby nasz negatywny wpływ na środowisko naturalne był jak najmniejszy. Promujemy także ekologiczny styl życia wśród swoich pracowników oraz partnerów biznesowych. Dbałość o środowisko, to jedno z najważniejszych kryteriów społecznej odpowiedzialności Etilab Sp. z o.o.

Efektywne zarządzanie

Chcemy efektywnie zarządzać wszelką działalnością firmy, aby jak najlepiej spełniać oczekiwania naszych partnerów. Wdrożyliśmy system zarządzania jakością, bhp oraz bezpieczeństwem informacji. Stosowanie zawartych w nim zasad przyczynia się do wzrostu zaufania pomiędzy firmą, a  klientami i dostawcami. Umacnia też nasz wizerunek w oczach wszystkich podmiotów zainteresowanych efektami działalności naszej firmy w obszarach jakości oferowanych produktów i usług, oddziaływania na środowisko, zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, a także zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz ochrony danych osobowych.

Relacje oparte na transparentnych zasadach

Naszym priorytetem jest budowanie relacji z partnerami, które są oparte na zasadach uczciwej konkurencji. Nasze decyzje mają uzasadnienie biznesowe. Stosujemy zasadę transparentności w wyborze podwykonawców i dostawców.

Kontakty z jednostkami sektora publicznego

Przywiązujemy wagę do dobrych relacji z samorządami, na terenie których prowadzimy swoją działalność.

3. CZYM JEST I DO KOGO KIEROWANY JEST KODEKS ETYKI?

Niniejszy Kodeks Etyki powstał, by określić typy zachowań nieakceptowalnych przez ETILAB oraz opisać sposoby zachowań w sytuacjach, w których dana decyzja może budzić dylematy etyczne. Zawiera wskazówki dotyczące prowadzenia codziennej współpracy międzyludzkiej oraz współpracy z innymi podmiotami. W żadnym dokumencie nie można przewidzieć wszelkich ewentualności, w których mogą wystąpić problemy natury etycznej. Niniejszy Kodeks powstał, by pomóc tego typu dylematy rozstrzygać i stworzyć mechanizmy umożliwiające, uzyskanie odpowiedzi. Dokument ten zawiera w sobie politykę etyczną, antydyskryminacyjną, antykorupcyjną Spółki, a także zasady dotyczące zgłoszeń naruszeń i nieprawidłowości, nieprzestrzegania zobowiązań wynikających z przepisów prawa, zagrożenia dla bezpieczeństwa i higieny pracy, zdrowia klientów i osób postronnych, bezpieczeństwa środowiska naturalnego, praktyk nieuczciwej konkurencji oraz prób zamaskowania któregokolwiek z powyższych. Daje on szanse wszystkim pracownikom, niezależnie od zajmowanego stanowiska, zgłaszania problemów na wysokim szczeblu i ochronę przed ewentualnymi represjami ze strony przełożonych.

4. JAK ROZPOZNAĆ ZACHOWANIE NIEETYCZNE LUB DYLEMAT ETYCZNY?

Odpowiedz na niektóre z poniższych pytań:

1) Czy jestem traktowany na równi z innymi współpracownikami?

2) Czy czuję się niekomfortowo przez działania innych współpracowników?

3) Czy postępuję zgodnie z ogólnie przyjętymi normami moralnymi?

4) Czy przełożony zleca mi zadania naruszające dyscyplinę pracy?

5) Czy byłem/byłam świadkiem lub sam/sama uczestniczyłem / uczestniczyłam w sytuacjach mających znamiona korupcji?

6) Czy moje działania lub moich współpracowników są legalne, sprawiedliwe i uczciwe?

7) Jak ten problem wyglądałby, gdyby został nagłośniony w mediach?

8) Jak będę się czuć, gdyby moja rodzina i przyjaciele dowiedzieli się o moich działaniach?

5. DO KOGO KIEROWAĆ PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI?

Jeśli masz pytania lub wątpliwości, pierwszą osobą kontaktową jest Twój przełożony. Jeśli uważasz, że nie możesz porozmawiać ze swoim przełożonym lub nie wiesz, gdzie się udać po pomoc, możesz skontaktować się Rzecznikiem Etyki e-mailowo etyka@etilab.pl lub telefonicznie: 607 640 612.

Możesz także zasięgnąć porady eksperta, np. z działu zasobów ludzkich, prawnego lub BHP.

6. RELACJE W MIEJSCU PRACY

Szacunek dla drugiego człowieka

Niezależnie od stanowiska, wszyscy pracownicy, współpracownicy i partnerzy mają prawo do szacunku, poszanowania godności osobistej i ochrony prywatności oraz prywatności życia rodzinnego.

Różnorodność i tolerancja

Jesteśmy przekonani, że fundamentem prowadzenia nowoczesnej i stabilnej firmy są ludzie. Wspólnie tworzymy miejsce pracy. Jako firma szanujemy i przestrzegamy międzynarodowych standardów dotyczących praw człowieka oraz międzynarodowych standardów pracy, traktując je jako fundamentalne i powszechne. Przestrzegamy zakazu dyskryminacji ze względu na: rasę, status społeczny, pochodzenie etniczne, religię, niepełnosprawność, płeć, orientację seksualną, związek lub przynależność polityczną, wiek czy stan cywilny. Gwarantujemy wolność poglądów, sumienia i religii oraz swobodę przekonań i wypowiedzi. Spółka ETILAB jest miejscem wolnym od wszelkich praktyk uwłaczających godności drugiego człowieka. Nie wolno dyskryminować, oceniać, wyszydzać innych osób ze względu na ich płeć, rasę, niepełnosprawność, narodowość, pochodzenie, orientację seksualną, wiek, wyznanie, przekonania polityczne i światopoglądowe, sytuację majątkową, czy odmienność kulturową. Jakiekolwiek formy dyskryminacji, zastraszania, mobbingu, czy molestowania seksualnego współpracowników nie są akceptowane i będą w sposób jednoznaczny piętnowane i zwalczane.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Bezpieczeństwo od wielu lat jest priorytetem w Spółce ETILAB. Zapobiegamy niebezpiecznym sytuacjom poprzez bezkompromisowe stosowanie wewnętrznych przepisów obowiązujących w Spółce, jak również zewnętrznych przepisów obowiązujących w Polsce. Prowadzimy szeroko rozwinięty monitoring zagrożeń, a także stosujemy adekwatną do zagrożeń profilaktykę tak, aby praca była bezpieczna. Jednocześnie wymagamy od naszych współpracowników, jak również podwykonawców i firm współpracujących z ETILAB przestrzegania zasad obowiązujących w Spółce ETILAB. Bezpieczeństwo ludzi jest w Spółce ETILAB priorytetem. Każdy pracownik jest zobowiązany przestrzegać zasad BHP zdefiniowanych prawem oraz przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w Spółce ETILAB, ponadto informować przełożonych o dostrzeżonych zagrożeniach dla bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zaobserwowanych nieprawidłowościach w tym zakresie, w tym także u podwykonawców i dostawców Etilab Sp. z o.o.

PRACOWNIK JEST ZOBOWIĄZANY DO DBANIA O ZASOBY MATERIALNE I NIEMATERIALNE ETILAB SP. Z O.O., ALE MA RÓWNIEŻ PRAWO OCZEKIWAĆ OD ETILAB SP. Z O.O.:

• zapewnienia optymalnych środków bezpieczeństwa i higieny pracy,

• wsparcia w rozwoju osobistym i zawodowym (stosownie do zajmowanego stanowiska i ocen przełożonych),

• zachowania równowagi pomiędzy życiem rodzinnym i zawodowym,

• szacunku i ochrony przed dyskryminacją ze strony osób trzecich.

7. REPREZENTOWANIE SPÓŁKI

Unikanie zachowań nieetycznych

Pracownicy powinni kierować się uczciwością i unikać zachowań, które stawiałyby ETILAB w niekorzystnym świetle. W szczególności oznacza to postępowanie zgodne z zasadami współżycia społecznego oraz szacunek dla obowiązującego prawa.

Działania konkurencyjne wobec Etilab Sp. z o.o.

Pracownicy powinni powstrzymać się od podejmowania na własną rękę lub we współpracy z osobami trzecimi działań, które byłyby konkurencyjne lub szkodliwe dla Etilab Sp. z o.o.

Pozorne występowanie w imieniu Etilab Sp. z o.o.

Pracownicy nie będą stwarzać pozorów występowania w imieniu Etilab Sp. z o.o. w celu osiągnięcia celów nie będących celami Spółki. Nie będą również powoływać się na wpływy w Spółce ETILAB w celu osiągania prywatnych korzyści.

Prezentowanie własnych opinii, jako opinii Etilab Sp. z o.o.

Pracownicy będą bezwzględnie unikać prezentowania opinii będących osobistymi przekonaniami, jako stanowiska Etilab Sp. z o.o., w tym np. publiczne angażowanie się w spory polityczne z pozycji przedstawiciela Spółki oraz wygłaszania opinii mogących nosić znamiona pomówienia.

Ochrona informacji

Każdy pracownik zobowiązuje się bezwzględnie chronić informacje poufne, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, powiadamiać przełożonych oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji o wszelkich próbach pozyskania takich informacji przez osoby trzecie, bądź o sytuacjach, w których istnieje podejrzenie wycieku informacji.

Komunikacja z mediami

Za komunikację z mediami odpowiedzialny jest Zarząd Spółki ETILAB. Pracownik nie może podejmować tego typu kontaktów na własną rękę, bez konsultacji z w/w osobami. W przypadku próby kontaktu ze strony mediów powinien bezzwłocznie skontaktować się z Zarządem Spółki.

8. POTENCJALNY KONFLIKT INTERESÓW

Konflikt interesów

Wszyscy pracownicy zobowiązani są unikać sytuacji, w których ich osobiste interesy, albo interesy osób, z którymi są spokrewnieni czy związani, pozostawałyby w konflikcie z interesem Spółki lub potencjalnie mogłyby dawać osobom trzecim podstawę do sugerowania istnienia tego typu konfliktu

Powiadomienie o konflikcie interesów

W razie zaistnienia ryzyka takiej sytuacji, pracownik zobowiązany jest bezzwłocznie powiadomić o potencjalnym konflikcie bezpośredniego przełożonego.

Rozstrzyganie wątpliwości

Każdy pracownik ma prawo oczekiwać jednoznacznego rozstrzygnięcia jego wątpliwości odnośnie potencjalnego konfliktu interesu i tym samym uwolnienia od ryzyka potencjalnych oskarżeń o zachowania nieetyczne. Najważniejszymi zasadami naszej firmy w relacjach z klientem i dostawcami są: uczciwość i transparentność. Przestrzegamy wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących przyjmowania korzyści materialnych i korupcji.

9. RELACJE Z PODMIOTAMI POWIĄZANYMI I PARTNERAMI ZEWNĘTRZNYMI

Transparentność działań i upowszechnianie zasad etyki

Wszyscy pracownicy, a zwłaszcza osoby na stanowiskach kierowniczych, zobowiązani są:

• rzetelnie informować przełożonych i Zarząd Spółki o rzeczywistych wynikach podległej jednostki oraz istniejących ryzykach, włączając w to ryzyka społeczne i środowiskowe, jakie wiążą się z ich realizacją oraz z pracą podwykonawców,

• ujawniać przełożonym wszelkie informacje, w których posiadaniu się znajdują, które mogą świadczyć o nieetycznych zachowaniach u pracowników Etilab Sp. z o.o. i osób współpracujących ze Spółką ETILAB,

• działać w sposób transparentny, umożliwiający ustalenie motywów działania stojących za podejmowaną decyzją.

10. RELACJE Z DOSTAWCAMI

Pracownicy, którzy odpowiadają za kontakty z dostawcami, zobowiązani są:

• dobierać dostawców w oparciu o obiektywne kryteria oceny ich ofert i jakości usług; dbać o to, aby wszystkie oferty zostały porównane i rozważone uczciwie i bezstronnie oraz, by cały proces był stosownie i w sposób przejrzysty udokumentowany,

• dbać o to, aby wybór oferty przebiegał w atmosferze jawności, a oferenci, z którymi nie podjęto współpracy otrzymali uczciwą , rzetelną taktowną odpowiedź,

• przekazywać dostawcom opinie o ich pracy sformułowane w oparciu o obiektywne, przejrzyste i konsekwentnie stosowane wskaźniki,

• preferować współpracę z dostawcami, którzy rzetelnie wypełniają swoje zobowiązania, zachowują się w sposób etyczny, przestrzegają przepisów ochrony środowiska, bhp i praw człowieka, unikać współpracy z dostawcami nie respektującymi ww. zasad,

• ujawniać wszelkie informacje, w których posiadaniu się znajdują, a które mogą mieć wpływ na współpracę Spółki z dostawcą, w tym w wymiarze ewentualnych nieetycznych zachowań dostawcy.

11. RELACJE Z KLIENTAMI

Pracownicy, którzy uczestniczą w procesach sprzedaży produktów Etilab Sp. z o.o. zobowiązani są:

• dokonywać doboru kontrahentów w oparciu o obiektywne kryteria,

• nie stosować nieetycznych działań w celu pozyskania klienta bądź zdyskredytowania konkurencji,

• nie ujawniać osobom trzecim informacji uzyskanych od kontrahenta podczas negocjacji, dochowywać tajemnicy handlowej, tajemnicy przedsiębiorstwa,

• w jednakowo profesjonalny sposób traktować zarówno strategicznych odbiorców, jak i mniejszych,

• dochowywać wszelkiej staranności aby uzgodnienia handlowe były realizowane,

• rozwijać i pogłębiać wiedzę o produktach Etilab Sp. z o.o., aby w profesjonalny sposób móc zaprezentować produkty odbiorcom,

• preferować współpracę z kontrahentami, którzy rzetelnie wypełniają swoje zobowiązania, zachowują się w sposób etyczny, przestrzegają przepisów ochrony środowiska, bhp i praw człowieka, unikać współpracy z dostawcami nie

respektującymi ww. zasad,

• ujawniać przełożonym wszelkie informacje, w których posiadaniu się znajdują, a które mogą mieć wpływ na współpracę Spółki z klientem, w tym w wymiarze jego ewentualnych nieetycznych zachowań.

12. DZIAŁANIA KORUPCYJNE

Unikanie dwuznacznych sytuacji

Należy unikać wszelkich zachowań, które mogłyby zostać odebrane jako oczekiwania lub domaganie się łapówek lub innych korzyści. Należy powstrzymać się od oferowania lub przyjmowania prezentów lub innych dodatkowych korzyści, przysług i aktów gościnności z wyłączeniem takich, które mają wartość symboliczną, a których odmówienie mogłoby zostać odebrane za obrazę i naruszenie obowiązujących norm kulturowych. Nigdy nie należy dawać lub przyjmować prezentów w postaci gotówki niezależnie od jej wysokości.

Praca dzieci i praca przymusowa

Pod żadnym pozorem nie akceptuje się wykorzystywania pracy dzieci, pracy niewolniczej lub jakiejkolwiek innej formy pracy przymusowej (tj. wszelkich form zmuszania do pracy) przez Spółkę ETILAB i podmioty trzecie działających na rzecz Etilab Sp. z o.o.

13. SPOŁECZNOŚCI LOKALNE I ŚRODOWISKO NATURALNE

Przywiązujemy wagę do dobrych relacji z samorządami gmin, miast, na terenie których prowadzimy swoją działalność. Dbamy o dobre relacje i prowadzimy dialog ze społecznościami lokalnymi w oparciu o przejrzystość i poszanowanie. Dokonujemy tego w oparciu o obowiązującą w Spółce ETILAB Strategię Zrównoważonego Rozwoju.

Dialog ze społecznością lokalną

Zarząd Spółki jest zobowiązany są do dbałości o dobre relacje i dialog ze społecznościami lokalnymi w oparciu o transparentność i poszanowanie ich godności i praw, włączając w to dziedzictwo i tradycję.

Minimalizacja wpływu na otoczenie

Wszyscy pracownicy zobowiązani są do działania w sposób minimalizujący negatywny wpływ na środowisko naturalne i lokalne otoczenie oraz do poszanowania wszelkich materiałów, surowców i energii.

Działania podwykonawców lub innych pracowników

Pracownicy zobowiązani są do powiadomienia przełożonych o potencjalnych zagrożeniach dla środowiska naturalnego oraz o naruszeniach powyższych zasad przez innych pracowników lub pracowników podwykonawców.

14. ZASADY ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Zgłoszenia nieprawidłowości

Niniejsze zasady dotyczą zgłoszeń nieprawidłowości, które stanowiłyby naruszenie Kodeksu lub stanowiłyby:

• nieprawidłowości, nadużycia i oszustwa finansowe,

• nieprzestrzeganie zobowiązań wynikających z przepisów prawa lub statutów obowiązujących w Spółce ETILAB

• zagrożenie dla bezpieczeństwa i higieny pracy lub środowiska,

• naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa,

• działalność przestępczą,

• próby zamaskowania któregokolwiek z powyższych.

Podejrzanie o łamanie zasad

W przypadku podejrzenia, że któraś z powyższych zasad jest łamana lub jakichkolwiek wątpliwości na temat potencjalnego konfliktu interesów, czy dylematów etycznych, pracownik zobowiązany jest powiadomić o tym w swojego bezpośredniego przełożonego, a jeżeli to nie jest możliwe to Zarząd Spółki (może tego dokonać z wykorzystaniem poczty elektronicznej wysyłając wiadomość na adres: etyka@etilab.pl)

Zgłaszanie uwagi o nadużyciach

Ujawnienie informacji o zauważonych nieprawidłowościach będzie traktowane jako działanie na rzecz ochrony zasad współżycia społecznego i interesu Etilab Sp. z o.o., a w konsekwencji żaden pracownik nie może być pociągnięty do odpowiedzialności lub w żaden sposób piętnowany w związku z przekazaniem informacji, pod warunkiem, że robi to w dobrej wierze, uznając że wyjawienie nieprawidłowości pozwoli zdemaskować niewłaściwe postępowanie i nadużycia. Uwagi o nadużyciach będą badane przez Zarząd Spółki.

Anonimowe zgłaszanie spostrzeżeń o nadużyciach

Istnieje możliwość anonimowego zgłoszenia nieprawidłowości poprzez adres etyka@etilab.pl, niemniej zgłoszenia anonimowe są zawsze mniej wiarygodne. Decydując o rozpatrzeniu danego zgłoszenia, Zarząd weźmie pod uwagę czynniki takie jak waga problemu, wiarygodność doniesienia oraz prawdopodobieństwo potwierdzenia zarzutów ze zidentyfikowanych źródeł.

Wszelkie niejasności, problemy związane z interpretacją treści Kodeksu Etycznego rozwiązuje powołany przez Zarząd Pełnomocnik ds. Etyki. Pracownicy Etilab Sp. z o.o. są zachęcani do zgłaszania wszelkich uwag i modyfikacji związanych z treścią niniejszego Kodeksu Etycznego.

Do obowiązków Rzecznika ds. Etyki należy:

• wspieranie pracowników w przestrzeganiu kodeksu etycznego,

• promowanie idei kodeksu wewnątrz firmy,

• aktualizacja treści kodeksu,

• interpretacja zapisów Kodeksu Etyki.

15. JAK POSTANOWIENIA KODEKSU SĄ WDRAŻANE I EGZEKWOWANE?

Kodeks Etyki został zatwierdzony do wdrożenia i stosowania w Spółce przez Zarząd.

16. JEŚLI MASZ WĄTPLIWOŚCI

Może znajdziesz tutaj odpowiedzi na swój problem…

Mój brat jest właścicielem firmy, która chce wziąć udział w przetargu ogłoszonym przez Spółkę. Czy powinienem się przyznawać do relacji rodzinnej z ewentualnym przyszłym zleceniobiorcą?

Tak. O każdym możliwym lub istniejącym konflikcie interesów masz obowiązek powiadomić przełożonego nawet jeżeli, jak w tym przypadku, nie miałbyś wpływu na wynik przetargu.

Stały klient Spółki przynosi mi w okresie przedświątecznym upominki (np. paczkę dobrej kawy, czekoladki, wino, zestaw gadżetów firmowych). Czy mogę przyjmować takie prezenty?

Jeżeli wręczany upominek, zgodnie z zasadami doświadczenia życiowego, wydaje się być symboliczny, nie zobowiązuje Cię do wzajemności i nie ma żadnego wpływu na Twoje decyzje biznesowe, możesz bez obaw go przyjąć.

Warsztat serwisujący naszą flotę samochodową zaproponował darmowy serwis mojego prywatnego auta. Właściciel warsztatu wie, że mam w firmie wpływ m.in. na rozstrzyganie przetargów, ale do ogłoszenia następnego przetargu zostało jeszcze wiele miesięcy. Czy mogę skorzystać z oferty darmowych napraw w warsztacie?

Nie. Nie ma znaczenia, że następny przetarg nie został jeszcze ogłoszony. Jako osoba mająca wpływ na wyniki przetargów nie możesz przyjmować żadnych korzyści, które mogłyby zobowiązywać do wzajemności lub zaburzać kryterium bezstronności w podejmowaniu przyszłych decyzji. W opisanej przez Ciebie sytuacji zachodzi potencjalny konflikt interesów.

Syn wkrótce kończy studia. Czy mogę wydrukować na firmowej drukarce jego pracę magisterską, aby nie musiał wydawać pieniędzy w punkcie druku?

Nie. Używanie mienia firmowego do celów pozasłużbowych jest nieetyczne. Nie wolno zarówno drukować prywatnych materiałów, przeznaczać funduszy służbowych na prywatne cele, jak i zabierać do domu mienia Etilab Sp. z o.o. m.in. artykułów biurowych.

Mam dużo zadań do wykonania. Zbliża się weekend i pomyślałem, że „zabiorę pracę do domu”. Czy mogę zapisać w pamięci przenośnej USB dokumenty i popracować nad nimi w domu na własnym komputerze?

Nie. Wszelkie materiały i informacje, którymi dysponujesz, wypełniając obowiązki służbowe, są własnością Etilab Sp. z o.o.. Dokumentów niejawnych pod żadnym względem nie wolno „wynosić” z miejsca pracy. W pozostałych przypadkach najlepiej zapytać przełożonego.

Zadzwoniła do mnie osoba przedstawiająca się pracownik Kancelarii Prezesa Rady Ministrów i zadał pytanie o pewne poufne dane Spółki. Wiem, że nie wolno mi wyjawiać tych informacji, ale chyba tak ważnej osobie mam prawo powiedzie?

W rozmowie telefonicznej nie możemy zweryfikować, kto tak naprawdę do nas dzwoni. Nie ma jednak różnicy, czy byłby to szef kancelarii premiera czy nie. Jeżeli nie masz pewności, czy odpowiadając na pytanie, nie wyjawisz tajemnicy służbowej, poproś o przesłanie zapytania e mailem do Twojego przełożonego lub skierowanie zapytania na piśmie.

Stowarzyszenie branżowe poprosiło mnie o wygłoszenie wykładu na konferencji przez nie organizowanej. Czy mogę wziąć udział w tym przedsięwzięciu?

Tak, o ile uzyskasz zgodę przełożonego i uzgodnisz zakres prezentowanych informacji.

Prowadzę proces rekrutacji na odpowiedzialne stanowisko biurowe. Jedna z najlepszych kandydatek mimochodem przyznaje, że jest mężatką. Czy mogę zapytać ją o liczbę posiadanych dzieci lub/i ewentualne plany rodzinne (np. ciążę)?

Nie. Sytuacja rodzinna i plany rekrutowanego są jego prywatną sprawą, nie wolno o nie pytać i nie mogą mieć one wpływu na wynik rekrutacji. Jako osoba decydująca o zatrudnieniu kandydata powinieneś kierować się wyłącznie obiektywną oceną jego kwalifikacji i predyspozycji na wskazane stanowisko. Danych o liczbie posiadanych dzieci można wymagać tylko od osoby już zatrudnionej, wtedy gdy związane jest to z dostępem do uprawnień, np. ubezpieczenia, opieki zdrowotnej itp.

Firma ogłosiła właśnie nabór na nowe stanowisko pracy w mojej jednostce organizacyjnej. Moja córka ma świetne kwalifikacje na to stanowisko. Czy moglibyśmy pracować razem? Przydałby mi się zaufany podwładny.

Okoliczności, w których miałbyś wpływ na wynik procesu rekrutacji, w którym bierze udział członek Twojej rodziny oraz pozostawanie w relacji „podwładny – przełożony” w stosunku do najbliższych członków rodziny, nie powinny zaistnieć.

Zleciłem pracownikowi wykonanie pilnego zadania w godzinach nadliczbowych, gdyż uważam, że on wykona je najlepiej. Pracownik zaprotestował, twierdząc, że inna osoba może wykona zadanie, a ja wybrałem go dlatego, że go nie lubię. Zagroził, że oskarży mnie o dyskryminację i mobbing. Czy powinienem bać się oskarżenia?

Zlecanie pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych co do zasady nie jest dyskryminacją lub mobbingiem. Dyskryminacja mogłaby mieć miejsce jedynie w sytuacji, gdybyś przy wyborze pracownika do wykonania zadania kierował się kryteriami dyskryminującymi (a nie kompetencjami merytorycznymi pracownika). Jednakże w powyższym przypadku żadne z tych zjawisk nie miało miejsca. Obowiązkiem pracownika jest wykonanie polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli zaistniały konkretne okoliczności określane przez Kodeks pracy, np. szczególne potrzeby pracodawcy. Odmowa wykonania zleconego przez przełożonego zadania może być podstawą do zastosowania wobec pracownika środków dyscyplinarnych.

Kolega z pracy często opowiada niecenzuralne dowcipy, mówi do mnie „kochanie” i prawi śmiałe „komplementy”, a czasem nawet wysyła erotyczne filmiki. Czy można uznać zachowanie kolegi za rodzaj molestowania, nawet jeżeli nie dochodzi do kontaktu fizycznego?

Jeżeli czujesz się urażona, poniżona czy zdegustowana zachowaniem kolegi, takie zachowanie może stanowić molestowanie seksualne. Powinnaś tę sytuację jak najszybciej zgłosić Rzecznikowi etyki.

Koleżanka z pracy codziennie nosi biżuterię z symbolem religijnym. Czy według Kodeksu etyki taka praktyka to ostentacyjne manifestowanie swoich poglądów i powinienem zwrócić jej na to uwagę?

Nie. Używanie drobnych symboli (biżuteria, brelok, mała naklejka na aucie itp.) jest ogólnie przyjęte w naszej kulturze i nie jest uznawane za narzucanie swoich poglądów. Za ostentacyjne prezentowanie światopoglądu można uznać np. propagowanie w miejscu pracy wyznawanej religii czy ideologii, noszenie koszulek z kontrowersyjnym nadrukiem, dekorację pokoju plakatem wyrażającym przekonania czy zostawianie na parkingu firmowym samochodu wyraźnie oznaczonego symbolami ideologicznymi np. religijnymi, politycznymi, antyglobalistycznymi itp.

Zauważyłem, że mój kolega z pracy nie zawsze przestrzega zasad BHP. Twierdzi, że to jego sprawa, bo każdy jest odpowiedzialny za siebie. Czy powinienem zwrócić mu uwagę lub zgłosić sprawę przełożonemu?

Zdecydowanie tak. Pracujemy w zespole i musimy dbać o bezpieczeństwo zarówno swoje jak i współpracowników. Łamanie zasad BHP przez jedną osobę może stanowić zagrożenie nie tylko dla niej, ale i dla reszty zespołu. Warto również pamiętać o tym, że koszty związane ze zdarzeniami spowodowanymi nieprzestrzeganiem zasad BHP obciążają nas wszystkich.

Kolega z pracy, który posiada na portalu społecznościowym profil osobisty powiązany z marką ETILAB, zamieszcza kontrowersyjne zdjęcia oraz bardzo często używa wulgaryzmów w treści postów

i komentarzy. Jak powinienem zareagować, skoro wiem, że negatywnie wpływa to na wizerunek naszej firmy?

Powinieneś zgłosić taką sytuację Rzecznikowi ds. etyki. Obowiązek godnego zachowania poza miejscem pracy w sytuacjach, gdy może mieć ono wpływ na wizerunek firmy, odnosi się do wszelkich okoliczności mogących wpływać na wizerunek Etilab Sp. z o.o., również tych związanych z aktywnością pracowników w sferze wirtualnej.

Spółka ogłosiła przetarg na rodzaj usług, które świadczy mój znajomy. Czy mogę powiedzieć mu o przetargu i zachęcić do wzięcia w nim udziału?

Możesz zachęcić znajomego tylko wtedy, gdy nie zdradzisz żadnych niejawnych informacji na temat przetargu i nie wpłyniesz tym samym na jego wynik. Samo poinformowanie o ogłoszeniu przetargu i odesłanie znajomego do zapoznania się z jego treścią opublikowaną na stronie internetowej, jest jak najbardziej etyczne.

Właśnie dostałem pracę w firmie ETILAB. Czy mam obowiązek udzielać przełożonemu takich informacji, które były objęte tajemnicą służbową w poprzednim miejscu zatrudnienia? Chyba jestem winien lojalność aktualnemu pracodawcy?

Nie odpowiadaj na żadne pytania współpracowników, które w odpowiedzi wymagałyby ujawnienia informacji stanowiących własność Twojego poprzedniego pracodawcy. Nie ujawniaj takich informacji również z własnej inicjatywy. Nasza Spółka respektuje zasady uczciwej konkurencji i szanuje poufność danych.